BSC Графики: Web-Графики для системы БОСС-Кадровик

Модуль «Годовое планирование графиков работ и отпусков»

Определение потребностей в человеческих ресурсах

В системе BSC Web-Графики потребности в человеческих ресурсах определяются в виде «Матрицы потребностей» (WDM, Workforce Demand Matrix):

• По каждому структурному подразделению;
• По каждой профессии;
• На каждую дату (период).

Потребность в человеческих ресурсах определяется в виде диапазона (min/max) количества работников по каждому из перечисленных выше критериев. Кроме того, в Матрице потребностей также настраиваются алгоритмы, которые будут применяться при автоматическом планировании работ и отпусков для конкретного участка, профессии и периода.

Настройка Матрицы потребностей в человеческих ресурсах выполняется однократно, а затем ее параметры могут ежегодно корректироваться. Исходные данные для настройки потребностей могут как импортироваться из внешних систем (ERP, складской, логистической и др.), так и вводиться вручную специалистами Кадровой службы или непосредственно Линейными руководителями.

Учет существующих неявок

Если работникам уже определены какие-либо неявки в HR-системе (отпуск по уходу за ребенком, больничный и др.) на планируемый год, BSC Web-Графики позволяют учесть эти периоды работников как для автоматического планирования работ и отпусков, так и при вводе планируемых работ и отпусков вручную.

Ввод пожеланий работников по графику работ и отпускам (опционально)

В отдельных случаях перед началом массового автоматического планирования требуется ввести пожелания работников или Линейных руководителей по графикам работ и отпусков. Например, если работник является льготником и написал заявление о предоставлении ему отпуска в определенный период планируемого года, то мы не можем игнорировать данный факт и по законодательству мы обязаны учесть его пожелания.

Другим аспектом м.б. видение Линейного руководителя о том, по какому графику должен работать или отдыхать конкретный работник(и) в конкретный период времени.

При этом для системы Web-Графики не принципиально как введены пожелания – на весь планируемый год, или только на какие-то отдельные периоды – все, что не введено, система рассчитает и спланирует сама.

Планирование графика отпусков

BSC Web-Графики учитывает все сценарии планирования отпусков:

• По работнику введены пожелания на все количество дней отпуска (т.е. нужно выполнить только проверки);
• По работнику введены пожелания только на часть отпуска, т.е. остаток отпуска необходимо «допланировать»;
• По работнику отсутствуют пожелания по отпуску, т.е. необходимо спланировать все дни отпуска полностью.

Нажатие одной кнопки – и BSC Web-Графики автоматически сформируют график отпусков и учтет множество факторов:

• Остатки отпусков с прошлых периодов;
• К моменту начала периода отпуска «заработал» работник отпуск или не заработал (т.е. идет в отпуск «в долг»);
• Должен ли работник ходить в отпуск синхронно с каким-либо другим работником (очень характерно для планирования экипажей типа машинист/ помощник машиниста и т.п);
• Продолжительность каждого отдельного периода отпуска на соответствие корпоративным стандартам;
• Статистика отпусков по сезонам: например, если в прошлом году работник ходил в отпуск в летний период, то в следующем году он должен пойти в осенне-зимний;
• Достаточно ли оставшихся работников, которые в этот период не находятся в отпуске, чтобы обеспечить явочную численность;
• И многое другое.

Планирование прочих неявок

Помимо различного вида отпусков, в планируемом периоде (годе) могут быть учтены и другие плановые «неявки»: планируемый перевод работников в другие Структурные подразделения, увольнения работников и другие ситуации.

Планирование графиков работ

После определения и ввода неявок на планируемый год, самое время спланировать графики работ. Основной режим планирования графиков работ – автоматический (требуется лишь нажать кнопку «Автопланирование»), хотя BSC Web-Графики позволяет также составить плановый график работ и вручную с выполнением всех необходимых проверок.

Самый главный критерий оптимального планирования графиков – обеспечение явочной численности на каждую дату и смену планируемого года. Система будет перебирать доступные режимы труда и смены для каждой должности и искать оптимальные варианты графика. Каждый из найденных вариантов проверяется на соответствие следующим критериям:

• Величина переработки и недоработки по каждому работнику по периоду суммированного учета;
• Соответствие законодательству;
• Соответствие внутрикорпоративным регулирующим документам.

В результате будет найден тот единственный график работ, который одновременно удовлетворяет всем перечисленным критериям.

Ознакомление работников с графиками

Следующий шаг – сформировать из системы BSC Web-графики пакет документов для ознакомления работников. Как правило, это документы «График отпусков», «График работ» и «График работ и отпусков», но также могут быть настроены и другие выходные формы (согласие на разделение отпуска, заявления от льготных категорий о предоставлении отпуска в определенные периоды и пр.).

Линейные руководители получают подписи работников либо на бумаге (тогда подписанные скан-копии должны быть приложены к конкретному графику в системе BSC Web-Графики), либо с помощью системы юридически значимого документооборота (ЭДО).

Конечно, на данном этапе вполне можно столкнуться и с несогласием отдельных работников с подписанием графиков. В этом случае может потребоваться внести корректировки в графики и сформировать пакет документов повторно.

Согласование графиков с кадровой службой

Решение BSC Web-Графики располагает штатной функциональностью для согласования графиков работы. После письменного ознакомления работников с графиками Кадровой службе и ОТиЗ необходимо проверить:

• Правильность оформления отпусков: спланированы все дни отпуска, включая остатки с предыдущих периодов; от льготников есть заявление о предоставлении отпуска; есть письменное согласие работников с разделением отпусков и т.д. и т.п.;
• Контрольные параметры планирования работ: обеспечивается ли явочная численность и, в случае объективной нехватки персонала, должна быть открыта вакансия и по ней также д.б. спланирован график работ и отпусков; суммарное количество часов переработки/ недоработки по периодам суммированного учета.

В случае, если все проверки проходят успешно, Кадровая служба утверждает график и теперь он готов к формированию приказов. В противном случае график отклоняется Кадровой службой и возвращается Линейному руководителю на доработку.

Формирование приказов

Теперь мы подошли к финальному шагу – формирование приказов по предприятию по графикам работ и отпусков на планируемый год. Все необходимые документы формируются специалистами Кадровой службы сразу единым пакетом: или по предприятию в целом, или по отдельным структурным подразделениям. После утверждения приказов их скан-копии сохраняются в системе BSC Web-Графики.

Экспорт плановых графиков работ и отпусков в HR-систему

От пользователя не требуется никаких дополнительных действий – графики работ и графики отпусков на планируемый год автоматически экспортируются в HR-систему после утверждения приказов по соответствующему Структурному подразделению.

Модуль «Ведение изменений графиков работ и отпусков»

Годовой (плановый) график работ и отпусков может перестать быть актуальным с наступлением первого рабочего дня планируемого года: работники могут брать больничный, отгул и т.д. Все эти обстоятельства необходимо учесть и оперативно перепланировать график работ по остальным работникам.

Очевидно, что все критерии оптимальности изменённых графиков также должны соблюдаться:

• Обеспечиваться необходимая явочная численность работников в конкретную смену;
• Величина переработки/ недоработки по периоду суммированного учета должна стремиться к нулю;
• Новый график работы должен удовлетворять требованиям законодательства и внутренним регламентам на предприятии.

Учет неявок

До тех пор, пока от работника не поступили подтверждающие документы о неявке, эта неявка остается плановой и не передается из системы BSC Web-графики в HR-систему. Однако, сам факт наличия такой плановой неявки в графике работ позволяет Линейному руководителю принять управленческое решение о соответствующем изменении графика других работников.

Отметим, что после ввода неявки система BSC Web-Графики позволяет автоматически сформировать соответствующий документ (заявление, служебную записку и т.п.), подписать его у работника (в т.ч. с помощью интеграции с системой ЭДО) и направить документ на дальнейшие согласования и обработку.

Изменение графиков работ

Если оставить за скобками такие «экстремальные» случаи, как реорганизация структурного подразделения, то основными предпосылками для изменения графиков работы будут неявки работников.

По результатам отработки неявок система BSC Web-Графики автоматически пересчитывает фактическую явочную численность, сравнивает ее с требуемой в смену и может рекомендовать вывести в эту смену другого работника. Как система понимает какого работника лучше всего вывести в смену?

• У подменного работника д.б. необходимая квалификация;
• Желательно вывести работника, у которого есть недоработка в отчетном периоде. Это будет наиболее эффективный вариант с экономической точки зрения;
• Естественно, у подменного работник должны соблюдаться интервалы межсменного отдыха и т.д.;
• Если проблему не удается решить путем изменения графика работы, система может предложить сверхурочную работу или работу в выходной день. И снова BSC Web-Графики автоматически проконтролирует соблюдение нормативов по сверхурочной работе и многие другие параметры.

Перечисленные выше варианты изменения графиков работы могут быть выполнены как вручную (точечно) с автоматическим выполнением всех необходимых проверок, так и с использованием алгоритмов автоматизированного планирования и оптимизации графиков.

В итоге система BSC Web-Графики формирует приказ на изменение графика работы. После утверждения приказа система автоматически передает изменения графиков в HR-систему предприятия.

Ведение специфичных изменений

Помимо учета типовых неявок и изменений графиков работы, на практике часто возникает необходимость в учете специфичных процессов. Хороший пример – доплата за выполнение обязанностей за отсутствующего работника. Т.е. никаких изменений графиков не требуется, однако в соответствии внутренними положениями конкретного предприятия при назначении такой доплаты требуется проконтролировать, что:

• Работник действительно отсутствует;
• За замещение этой должности действительно положена доплата и в каком размере;
• Этого работника уже не замещает кто-то другой и т.д. и т.п.

В системе BSC Web-Графики такие ситуации обрабатываются с помощью специфичных неявок, которые не оказывают непосредственного влияния на явочную численность, переработку или недоработку, но при этом являются частью процесса ведения изменений графиков и позволяют снять с сотрудников кадровой службы рутинные функции контроля за оформлением подобных документов.

Согласование изменений

В зависимости от вида изменений, они могут предполагать разные виды согласования:

• Согласование по факту предоставления первичных документов: например, больничный м.б. отражен в графике работ как неявка на основании устной информации работника. Но затем по факту предоставления больничного неявка утверждается и лишь тогда отражается в HR-системе;
• Предварительное согласование неявки: например, перенос отпуска изначально отражается как плановая неявка в системе BSC Web-Графики. При этом она сразу влияет на явочную численность работников в соответствующем периоде, и Линейный руководитель получает возможность заранее спланировать графики работ соответствующим образом. При этом на такие неявки из системы BSC Web-Графики предварительно формируется соответствующий документ (например, заявление), который проходит соответствующие стадии утверждения и лишь затем неявка передается в HR-систему.

Решение BSC Web-Графики содержит штатную функциональность для формирования документов по изменениям и их согласованию. Но также есть возможность интегрировать BSC Web-Графики с существующей на предприятии системой ЭДО.

Интеграция с внешними системами

За счет широких интеграционных возможностей решение BSC Web-Графики становится частью ИТ-инфраструктуры вашего предприятия:

• Изменения графиков и утвержденные неявки автоматически экспортируются в соответствующие модули вашей HR-системы;
• Если вы используете функцию автотабелирования в HR-системе на основе данных СКУД, то система BSC Web-Графики поможет «объяснить» причины отклонений данных СКУД от планового табеля. Это достигается за счет того, что в BSC Web-Графики учитываются, в том числе, и плановые неявки, которые еще не отражены в Кадровом контуре HR-системы. Таким образом, если есть отклонение по СКУД, но при этом в BSC Web-графики в этот день отражена плановая неявка – вот и объяснение причины отклонения. Причины отклонений также могут автоматически выгружаться из BSC Web-Графики в модуль «Табельный учет» HR-системы;
• На многих предприятиях уже внедрена и используется система внутреннего электронного документооборота. В этом случае BSC Web-Графики м.б. легко с ней интегрирована. Если на вашем предприятии такой системы еще нет, то хорошей новостью для вас будет наличие в BSC Web-Графики штатного функционала для согласования кадровых документов;
• Если ваше предприятие планирует перейти на юридически значимый электронный документооборот с работниками, то этот проект прекрасно «подружится» с BSC Web-Графики: вам и вашим коллегам больше не придется прикладывать к соответствующим изменениям графиков скан-копии подписанных документов – функции ознакомления и согласования с работниками будет происходить во внешней системе ЭДО, а в BSC Web-Графики при этом отражается только результат такого согласования.